Как автоматизировать табель посещаемости сотрудников?

Табель учета рабочего времени

Данная статья является продолжением нашей большой статьи о том, зачем вести табель посещаемости сотрудников. Если вы ещё не читали первую часть, то рекомендуем ознакомиться с ней. Мы постарались максимально просто и интересно рассказать про суммированный учёт рабочего времени.

Табель посещаемости сотрудников – одна из важнейших составляющих при расчёте выплат сотруднику. Принцип работы прост:

  1. Сотрудник работает и тем самым накапливает количество отработанных часов
  2. Информацию об отработанных часах переносят в табель
  3. Все данные собирают воедино, анализируют и подсчитывают общее количество часов а также выплату сотруднику

К заполнению табеля учёта рабочего времени нужно подходить с максимальной ответственностью, ведь это достаточно кропотливая работа. Однако, если вы пользуетесь программой учёта рабочего времени Тайм Доктор, то наверняка знаете, как упростить процесс заполнения табеля. Если нет – наша статья специально для вас. Благодаря своим функциям Тайм Доктор максимально упрощает заполнение табеля.

Как заполнять табель посещаемости сотрудников с помощью Тайм Доктор

Перейдём в программу Тайм Доктор и найдём вкладку «Отчёты». Именно здесь вы можете узнать всю информацию об использованном времени и приложениях, посещаемости и т.д. (полный список на изображении ниже). Пройдёмся по основным пунктам.

Во вкладке «Отчёты» найдём «Использование времени» и «Проекты».

Отчёт использованного рабочего времени

Чтобы посмотреть информацию об использованном времени, необходимо перейти во вкладку «ОТЧЁТЫ» – «ИСПОЛЬЗОВАННОЕ ВРЕМЯ». В той же вкладке «ОТЧЁТЫ» находится и пункт «ПРОЕКТЫ». Отчёт использованного времени предоставляет информацию о сотрудниках: сколько времени каждый работал, над каким проектом и какими задачами.

Отчёт по проектам

Чтобы посмотреть более подробную информацию о проектах перейдём в соответствующую вкладку «проекты». В открывшемся окне мы узнаём всю информацию о работе сотрудников над конкретным проектом. Это очень удобно, ведь здесь собрана вся информация о рабочем времени сотрудников в рамках своих проектов. Мы просто выбираем нужный проект и получаем необходимую информацию.

Посещаемость

Чтобы посмотреть посещаемость работника, перейдём во вкладку «ОТЧЁТЫ» – «ПОСЕЩАЕМОСТЬ».

Здесь можно найти всю информацию, связанную опозданиями, прогулами, либо наоборот порадоваться отличной посещаемости своего сотрудника.

Ведение табеля учёта рабочего времени вместе с Тайм Доктор

Существуют 2 утверждённых образца табеля учёта рабочего времени: образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-13 и Т-12. Они ничем не отличаются друг от друга, кроме единственного пункта: первый бланк обладает графами для ежемесячной оплаты труда. Для заполнения бланков установлены единые правила.

Первым делом необходимо заполнить название компании, отчётный период и личные данные о сотрудниках.

Далее при работе с табелем используются специальные обозначения, предназначенные для ускорения процесса заполнения данных. Их полный список представлен ниже. 

Попробуйте-Тайм-Доктор-Сейчас

Буквенные обозначения в табеле учёта рабочего времени

Название

Сокращения
Продолжительность работы в дневное времяЯ01
Продолжительность работы в ночное времяН02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дниРП03
Продолжительность сверхурочной работыС04
Продолжительность работы вахтовым методомВМ05
Служебная командировкаК06
Повышение квалификации с отрывом от работыПК07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местностиПМ08
Ежегодный основной оплачиваемый отпускОТ09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпускОД10
Дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучениемУ11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платыУВ12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платыУД13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)Р14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех летОЖ15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателяДО16
Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательствомОЗ17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платыДБ18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательствуБ19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательствомТ20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательствомЛЧ21
Время вынужденного прогула в случаях признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работеПВ22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательствуГ23
ПрогулыПР24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени  по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательствомНС25
Выходные дни(еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дниВ26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)ОВ27
Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платыНВ28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законодательством)ЗБ29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)НН30
Время простоя по вине работодателяРП31
Время простоя по причинам, не зависящим от работника и работодателяНП32
Время простоя по вине работникаВП33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательствомНО34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без сохранения заработной платыНБ35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платыНЗ36
Обозначение дней до вступления в должность или после освобождения с нее (увольнения, переводы и т.п.)Х37

Расчет рабочего времени при помощи табеля рабочего времени – процесс, требующий особого внимания и концентрации. Однако он не отнимет много времени и сил, если использовать функцию экспорта программы Тайм Доктор.  В уже знакомой нам вкладке отчёты выбираем «ПРОЕКТЫ».

Далее открывается онлайн приложение в браузере и на выбор предлагается несколько вариантов экспорта в Microsoft Excel:

Выбираем “ежедневный детальный отчет” в XLS, и получаем следующую картину отчетности о рабочем времени сотрудников:

Теперь, когда у нас «под рукой» есть отчёт о работе сотрудника, осталось просто перенести эти данные в бланк табеля учёта рабочего времени.

Заполнение табеля учета рабочего времени из отчёта Тайм Доктор в образец Т-13

Рассмотрим реальный пример, чтобы не осталось никаких вопросов о том, как заполнять табель посещаемости сотрудников.

На всякий случай коснёмся заполнения «шапки» бланка. Первым делом указываем название организации и структурного подразделения. Здесь нет ничего сложного, просто заполняете ячейки на основе своих данных. Например: компания «Тайм Доктор», отдел рекламы. Далее – ячейку ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), номер документа, дату составления и отчётный период.

У нас должно получиться следующее:

Теперь перейдём к заполнению данных о cотруднике.

В графе «Фамилия, инициалы, должность» заполним: Иванов И.И. начальник отдела (вы, соответственно, заполняете свои данные). Не забываем про табельный номер. У каждого сотрудника во время работы в организации (компании) есть свой табельный номер. Табельный номер закрепляется за конкретным сотрудником и сохраняется даже через несколько лет после того, как сотрудник перестал работать на данном рабочем месте.

Мы подошли к, пожалуй, самой главной части табеля учёта рабочего времени – отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Ранее мы упомянули о том, что для заполнения используются буквенные обозначения. Ситуации бывают разные и на каждый случай имеется своё обозначение. С полным списком сокращений вы также можете ознакомиться в нашей статье.

Вернемся к нашей таблице с данными, выгруженными из отчета “ПРОЕКТЫ”, скачанной из программы Тайм Доктор. Здесь расписаны все задачи и сколько времени ушло на их выполнение. Ниже указаны те же данные, но по дням. Именно эта часть нам и нужна.

Попробуйте-Тайм-Доктор-Сейчас

Чтобы мы могли спокойно заполнить ячейки с количеством отработанных в день часов, произведём простую операцию. Выделим ячейки в нашем отчёте и просуммируем. Как это сделать – показано ниже.

Теперь у нас есть даты, количество часов, отработанных в эти даты, и мы можем смело их перенести в табель учёта рабочего времени. Мы просто заполняем ячейки в соответствие с приведёнными данными программы Тайм Доктор.

В примере, чтобы было нагляднее, мы округлили полученные данные до целых. Однако, как мы можем убедиться, результат не отличается от значения без округления. Это формальности, но лучше сказать, чем оставлять читателя вне ведома.

Заполним первые 15 дней в соответствии с данными. У нас получается следующее:

Если мы рассматриваем суммированный учёт рабочего времени, то в данном случае, отгул в табеле учета рабочего времени отмечаем как «выходной» (В). А “ДО” в табеле учета рабочего времени это “Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя”. Когда работа шла полным ходом – ставим обозначение «явка» (Я). Заполняем графу 4 как показано на скриншоте, здесь нет ничего сложного. Графа 5 и 6 отвечают за общее количество отработанных дней и часов. Пятая графа – половина месяца, шестая графа – за весь месяц.

Для упрощения процесса суммирования, снова воспользуемся возможностью Excel – суммирование. На всякий случай также приведём маленькую инструкцию.

В итоге у нас должно получиться следующее:

Надеемся, что после прочтения нашей небольшой инструкции, у вас не возникнет проблем с переносом данных из таблицы Тайм Доктор в образец табеля учета рабочего времени Т-13, который вы можете скачать здесь.

Заключение

Итак, мы разобрали все главные пункты заполнения табеля учёта рабочего времени. Мы также рассмотрели, как заполнять табель учёта рабочего времени с помощью программы Тайм Доктор. Как можно убедиться, процесс не займёт много времени, если к нему подходить грамотно. Конечно, программа не сделает за вас всю работу, и что-то всё равно нужно заполнять вручную. Поэтому обязательно несколько раз проверяйте правильность заполнения табеля, ведь человеческий фактор никто не отменял.

Табель учёта рабочего времени особенно актуален для людей, работающих при суммированном учёте рабочего времени. Переходите на первую часть(ссылка) нашей большой статьи, где мы простыми словами рассказываем о суммированном учёте рабочего времени.

Подробнее о суммированном учете рабочего времени здесь: www.timedoctor.com/blog/ru/суммированный-учёт-рабочего-времени/

Мнения Клиентов Тайм Доктор

Leave a reply